Valitse sivu

Tietosuojaseloste

Laadittu 20.5.2018

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja


Henkilötietolaki (523/1999) 10 § rekisteriseloste ja 24 § informointi tietojen käsittelystä

Soveltamislaajuus ja hyväksyminen

Tätä tietosuojailmoitusta sovelletaan kaikkiin Savon Tilitieto Oy:n tarjoamiin palveluihin.

Tässä ilmoituksessa kerrotaan Savon Tilitieto Oy:n tekemästä tietojen käsittelystä, kun Savon Tilitieto Oy on rekisterinpitäjä ja asiakkaiden toimeksiannosta tehtävästä tietojenkäsittelystä heidän ohjeitaan noudattaen, kun Savon Tilitieto Oy on tietojen käsittelijä.

Henkilötiedot ovat tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa, kuten osoite, sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme palvella asiakkaitamme, ja täyttää työnantajavelvoitteet.

1. Rekisterinpitäjä

Savon Tilitieto Oy

Myllykatu 14 B,  76100 PIEKSÄMÄKI

Y-tunnus: 0711872-2

Puhelinvaihde: 0440 377500

Sähköposti: toimisto@savontilitieto.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Markku Palonen

Savon Tilitieto Oy

Myllykatu 14 B

76100 PIEKSÄMÄKI

Puhelin: 050 3877577

Sähköposti: markku.palonen@savontilitieto.fi

3. Rekisterit

  • Savon Tilitieto Oy:n työntekijä- ja rekrytointirekisteri
  • Savon Tilitieto Oy:n asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva henkilöiden ja yritysten sekä yritysten päättäjien/avainhenkilöiden asiakas/markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Työntekijärekisteri: Savon Tilitieto Oy:n kanssa työsopimuksen solmivien henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Käsittely perustuu työsopimuslakiin (2001/55, erit. 2. luku).

Rekrytointirekisteri: Savon Tilitieto Oy:n rekrytointeihin liittyen työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessiin liittyvässä hakijoiden arvioinnissa.

Asiakas/markkinointirekisteri: Henkilötietoja käsitellään Savon Tilitieto Oy:n asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna. Edellä mainittuun sisältyy myös tapahtumien ja tilaisuuksien markkinointi.

5. Rekisterien tietosisältö

Työntekijärekisteri sisältää:

  • etu- ja sukunimet
  • henkilönumero
  • suomalainen henkilötunnus tai syntymäaika
  • ulkomaalainen henkilötunnus tai syntymäaika
  • kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • työ- tai palvelusuhteeseen liittyvät tiedot
  • työ- tai palvelussuhteen laatua koskevat tiedot
  • henkilön verotukseen liittyvät tiedot

Rekrytointirekisteri sisältää:

  • henkilön ansioluettelossaan ja hakemuksessaan ilmoittamat tiedot mukaan lukien mahdolliset kuvat ja videot
  • henkilöarvioinneissa henkilön antamien tietojen perusteella syntyvät yhteenvedot

Asiakas/markkinointirekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä:

  • etu- ja sukunimet
  • Y-tunnus (yritykset) tai henkilötunnus (suomalainen tai ulkomaalainen)
  • postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. 
uutiskirjeiden tilaaminen)
  • markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn 
kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistaminen

Asiakas/markkinointirekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi:

  • asiakasnumero
  • laskutus- ja perintätiedot
  • yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti)
  • asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä 
luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työntekijä- ja rekrytointirekisteri:

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Asiakas/markkinointirekisteri:

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää (mm. nettisivuston palautelomake) sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja -kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi Savon Tilitieto Oy:n yhteistyökumppanien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Tietoja luovutetaan tilintarkastajalle ja verohallinnon tai muun viranomaisen tarkastajalle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

9. Rekisterien suojaus

A Manuaalinen aineisto

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen (silppuri tai lukittu RFID- tunnisteella varustettu keräyssäiliö).

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Sähköisesti käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuolisilta palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

10. Rekisteröidyn oikeuden toteutuminen

Henkilöä informoidaan tietojen keräämisestä työsopimuksen/palvelusopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä ja rekrytointien osalta työpaikkailmoituksen yhteydessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.

Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Savon Tilitieto Oy:tä käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja markkinointitoimenpiteitä varten.

Tietojen tarkastus, päivitys ja kielto tapahtuu ottamalla yhteys kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.

Säilytämme henkilötietoja vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne tuhotaan tai poistetaan turvallisesti.

11. Savon Tilitieto Oy tietojen käsittelijänä

Tarjoamme asiakkaillemme useita erilaisia palveluita, joihin liittyy asiakkaiden tietojen käsittelemistä ja mahdollisesti myös henkilötietojen käsittelemistä. Käsittelyn tarkoituksen määrittävät asiakkaamme, jolloin rekisterinpitäjänä toimii siis asiakas. Savon Tilitieto Oy toimii tietojen käsittelijänä ja käsittelee tietoja asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Toimiessaan tietojen käsittelijänä Savon Tilitieto Oy noudattaa tietosuoja-asetuksen mukaisesti asiakkaan kanssa tehtyä tietojenkäsittelysopimusta, jossa:

  • asiakas on antanut suostumuksensa ja takaa, että asiakas omistaa tai on muutoin oikeutettu siirtämään tiedot Savon Tilitieto Oy:n käsiteltäviksi, ja että asiakas vastaa tietojen tarkkuudesta, paikkansapitävyydestä, sisällöstä, luotettavuudesta ja lainsäädännön vaatimusten täyttämisestä
  • asiakas on velvollinen rekisterinpitäjänä ilmoittamaan lainsäädännössä vaadittavalla tavalla viranomaisille ja/tai tietojen kohteelle rikkomuksesta tai henkilötietojen luvattomasta luovuttamisesta

Rekisterit on suojattu teknisesti siten, että niihin on pääsy vain valtuutetuilla tahoilla. Kaikkia työntekijöitämme sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietojen käsittelijänä Savon Tilitieto Oy ei käsittele henkilötietoja muulla kuin rekisterinpitäjän kanssa tehdyssä sopimuksessa oikeutetulla tavalla.

Jos tietojen kohteilla on esimerkiksi kysyttävää, kommentteja tai vaatimuksia, jotka koskevat Savon Tilitieto Oy:n käsittelemiä henkilötietoja, ne täytyy lähettää rekisterinpitäjälle.

Tietojen käsittelijänä Savon Tilitieto Oy ei luovuta tietojen kohteille heidän henkilötietojaan, jos rekisterinpitäjä ei ole antanut ohjeita toimia näin. Jos poliisi tai muu viranomainen vaatii henkilötietojen luovuttamista, Savon Tilitieto Oy ilmoittaa asiasta heti rekisterinpitäjälle ja luovuttaa tiedot vain oikeuden määräyksestä.

Savon Tilitieto Oy antaa muita kuin julkisia tietoja sisäisistä järjestelmistään ja tietojen käsittelyrutiineista asiakkaille ja yhteistyökumppaneille pyynnöstä. Tämä voi riippua salassapitosopimuksen ehdoista.

12. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Savon Tilitieto Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli teemme muutoksia tietosuojaselosteeseen, julkaisemme muutetun ilmoituksen ja muutoksentekopäivämäärän täällä. Kehotamme lukemaan ilmoituksen säännöllisesti.

Jos teemme selosteeseemme merkittäviä muutoksia, jolloin yksityisyydensuojakäytäntömme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutosten voimaantuloa.

Tämä yksityisyydensuojailmoitus on viimeksi päivitetty 20.5.2018